Ser secretaria va a ser más difícil que conseguir una plaza de notario

El mercado laboral y las empresas son cada vez más exigentes al contratar asistentes y secretarias. Su formación ha adquirido un papel relevante, así como sus habilidades y competencias, que abarcan cada vez más áreas. Según Page Personnel, entre las cualidades que tiene que tener una secretaria están la discreción, la polivalencia, la flexibilidad, el cuidado por el detalle y la iniciativa entre otras.

Además, a estas características personales se suman unas exigencias técnicas que son fundamentales en su desempeño profesional, como el conocimiento de idiomas o el dominio de herramientas tecnológicas.

¿Cuáles son las exigencias técnicas de una secretaria?

• Idiomas: el inglés es imprescindible. Según el puesto y el tipo de empresa se valora también el conocimiento de otros idiomas como el francés, el italiano, el portugués, el alemán, y el chino.

• Formación: Se valora especialmente la formación en Secretariado de Dirección. Debe ser especializada y continua para adaptarse a las últimas tendencias.

• MS Office: es indispensable el dominio de herramientas ofimáticas.

• Conocimientos: es importante que tenga conocimientos generales de legislación, comunicación, marketing, protocolo, contabilidad, y gestión de personal, entre otras.

• Experiencia: experiencia anterior en puestos de Secretariado.

Y ¿las cualidades personales?

• Discreción: tiene que ser capaz de tratar información sensible y confidencial con profesionalidad.

• Iniciativa: debe poseer autonomía para organizar reuniones, manejar la agenda, anticiparse solicitando información que será necesaria para reuniones, elaborar borradores de cartas, memos y discursos.

• Adaptación: tiene que adaptarse al Directivo en el ritmo y forma de trabajar, de comunicar y de presentar los documentos.

• Disponibilidad: tiene que ser flexible para adaptar sus horarios a los del Director, negociar tiempo presencial y usar medios telemáticos.

• Capacidad de comunicación: tiene que ser capaz de gestionar las relaciones con los contactos de manera exquisita, ser accesible y adaptarse a diferentes niveles de interlocución.

"Las secretarias pueden ser consideradas, a todos los efectos, la mano derecha de los directores, y su labor es determinante para el éxito de un proyecto", afirma Ainara Ormazabal, Executive manager Asistentes & Secretarias de Page Personnel.